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Hôte accueil- secrétaire (H/F)
MONTPELLIER

MISSIONS 

Le poste d’Hôte(sse) accueil – secrétaire est en lien avec deux environnements de travail différents, les missions peuvent varier en fonction de l’activité et des priorités de la direction.

Les missions principales de la partie plateforme sont :

GARANTIR UN ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE DE QUALITÉ

  • Assurer l’accueil du numéro de la plateforme téléphonique de l’association (gestion de plusieurs lignes:3 minimums).
  • Réceptionner, analyser les appels et les retracer informatiquement
  • Renseigner les interlocuteurs sur le fonctionnement des services et les orienter vers le service concerné
  • Enregistrer les réclamations ;
  • Gérer les messages reçus sur les répondeurs de la plateforme téléphonique ;

 

ASSURER L'ACCUEIL PHYSIQUE

  • Assurer l'accueil physique des visiteurs et enregistrer les visites
  • Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs internes et externes ;
  • Délivrer les reçus de paiement aux clients venant régler leur facture;
  • Assurer le rangement et l'affichage dans les lieux d'accueil ;
  • Assurer l'ouverture et la fermeture des locaux.

 

Les missions principales sur la partie secrétariat en lien avec l’Assistant(e) de Direction sont :

RÉALISER DIVERSES ACTIVITÉS DE SECRÉTARIAT

  • Assister la Direction Générale (en lien avec l’Assistante de Direction) :
  • Répartir et assurer le traitement des informations liées à la direction générale (appels téléphoniques, mails, courriers) ;
  • Assurer l’organisation de réunions en lien avec la DG (planification, réservation de salle,…) ;
  • Effectuer la répartition du courrier interne et externe
  • Trier  l’ensemble du courrier interne  pour les différents services : en assurer l’enregistrement et la distribution ;
  • Superviser le départ du courrier (enregistrement, affranchissement) ;
  • Réaliser divers courriers administratifs ;
  • Réaliser ponctuellement des tâches administratives pour les membres du Comité de direction élargi (CODEL).
  • Assurer la mise à jour, le classement et l’archivage des documents liés à ses activités.
  • Participer aux réunions organisées par son supérieur hiérarchique ;

Contribuer à l'amélioration des procédures du service


Vous êtes autonome, organisé, rigoureux et vous disposez de réelles capacités d'adaptation, le sens du service et la maitrise de soi.

Diplôme: Bac à Bac +2, souhaité BTS Assistant de Gestion  ou manager, Assistant de direction,DUT GEA

Expérience d'un an minimum.

Poste en CDI, basé à Montpellier, siège social

Début de contrat: Septembre 2020

Salaire : à partir de 1592.48€ Brut

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