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Présence Verte Services recrute en ce moment:

Assistant d'agence ( services à la personne) (H/F)
Montpellier

Nous recherchons un/une assistant d' agence ( H/F) dans l'aide à domicile, en CDD , pour travailler sur notre agence basée à Montpellier (34000). Venez rejoindre notre équipe de 4 personnes afin de :

MISSIONS

Vous devrez collaborer avec votre Responsable d’agence et les responsables de secteur dans le cadre des objectifs de l’Association afin d’assurer des activités d’assistance administrative.

  1. Gérer un standard téléphonique : garantir un accueil de qualité
  • Assurer l'accueil téléphonique et physique de l’agence
  • Renseigner les prospects, les clients et les salariés  
  • Orienter vers les bons interlocuteurs
  • Gérer et dispatcher les messages reçus, via le logiciel prévu à cet effet.
  1. Gérer l’administratif de l’agence
  • Répartir et assurer le traitement des informations liées à l’agence (appels téléphoniques, mails, courriers) ;
  • Assurer le traitement du courrier (réception, enregistrement, affranchissement, envoi) ; Préparer divers courriers administratifs et mails, (notamment les réclamations clients, en lien avec le responsable) ;
  • Préparer les dossiers administratifs des clients et des salariés ;
  • Participer à l’organisation des Visites à Domicile :    - Planifier les rendez-vous avec les clients ou prospects ;   - Préparer les documents nécessaires : évaluation, fiche mission…    
  • Préparation des réunions mensuelles : réservation de salles, impression  et classement des documents nécessaires… ;
  • Gérer et contrôler les fiches de frais du personnel et les faire valider aux  responsables ;
  • Traiter les régularisations en facturation et/ou en paie
  • Réceptionner et faire signer les contrats de travail des salariés ;

3. Participer à la gestion des plannings

  • Gérer les agendas des responsables de secteur de l’agence ;
  • Participer à l’élaboration et à la mise à jour des plannings des intervenants à domicile :

         * Saisir les réunions mensuelles ;

         * Participer à la gestion des remplacements en cas d’urgence (arrêt   maladie…)

         * Communiquer les changements de planification aux intervenants et aux   clients (envoi des fiches mission et des relevés d’activité) ;

        * Contrôler et saisir les déplacements en fin de mois (kms services, kms réunion…)

  • Contrôler et gérer la télégestion des intervenants à domicile de l’agence
  • Remettre aux salariés de l’agence les documents liés à l’embauche ;

PROFIL ET COMPETENCES

  • Sens de l’organisation
  • Réactivité
  • Bon relationnel
  • Travail en équipe

Bac à Bac +2 (Ex :BTS SP3S Assistante de Gestion Pme-Pmi ou Assistanat de direction).

Expérience exigée d’un 6 Mois minimum sur un poste similaire, idéalement dans le secteur des services (services à la personne ou agence d’intérim)

Maîtrise informatique : Excel, Word, internet, MEDISYS serait un plus

SECTEUR GEOGRAPHIQUE

Agence Montpellier Est (basée au siège social)

POSTE

Type de contrat : CDD de 3 Mois fin décembre à Mars

Date de début : Idéalement dernière semaine de décembre.

Durée hebdomadaire du contrat : 36 h hebdo avec 6 JRTT.

Salaire : 1726.98 € Brut profil débutant ou selon ancienneté ou diplôme de la Convention Collective du 21 mai 2010.