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Présence Verte Services recrute en ce moment:

Urgent Assistant d'agence ( services à la personne) (H/F)
Montpellier

Nous recherchons un/une assistant d' agence ( H/F) dans l'aide à domicile, en CDD , pour travailler sur notre agence  basée au Siège à Montpellier (34000). Venez rejoindre notre équipe de 4 personnes afin de :

MISSIONS

Vous devrez collaborer avec votre Responsable d’agence et les responsables de secteur dans le cadre des objectifs de l’Association afin d’assurer des activités d’assistance administrative.

  1. Gérer un standard téléphonique : garantir un accueil de qualité
  • Assurer l'accueil téléphonique et physique de l’agence
  • Renseigner les prospects, les clients et les salariés  
  • Orienter vers les bons interlocuteurs
  • Gérer et dispatcher les messages reçus, via le logiciel prévu à cet effet.
  1. Gérer l’administratif de l’agence
  • Répartir et assurer le traitement des informations liées à l’agence (appels téléphoniques, mails, courriers) ;
  • Assurer le traitement du courrier (réception, enregistrement, affranchissement, envoi) ; Préparer divers courriers administratifs et mails, (notamment les réclamations clients, en lien avec le responsable) ;
  • Préparer les dossiers administratifs des clients et des salariés ;
  • Participer à l’organisation des Visites à Domicile :    - Planifier les rendez-vous avec les clients ou prospects ;   - Préparer les documents nécessaires : évaluation, fiche mission…    
  • Préparation des réunions mensuelles : réservation de salles, impression  et classement des documents nécessaires… ;
  • Gérer et contrôler les fiches de frais du personnel et les faire valider aux  responsables ;
  • Traiter les régularisations en facturation et/ou en paie
  • Réceptionner et faire signer les contrats de travail des salariés ;

3. Gestion des plannings

  • Gérer les agendas des responsables de secteur de l’agence ;
  • Participer à l’élaboration et à la mise à jour des plannings des intervenants à domicile :

         * Saisir les réunions mensuelles ;

         * Participer à la gestion des remplacements urgents (arrêt maladie, mutuelles…)

         * Communiquer les changements de planification aux intervenants et aux   clients (envoi des fiches mission et des relevés d’activité) ;

        * Contrôler et saisir les déplacements en fin de mois (kms   services, kms réunion…)

  • Contrôler et gérer la télégestion des intervenants à domicile de l’agence
  • Remettre aux salariés de l’agence les documents liés à l’embauche ;

PROFIL ET COMPETENCES

  • Sens de l’organisation
  • Réactivité
  • Bon relationnel
  • Travail en équipe

Bac à Bac +2 ( Ex : Assistante de Gestion Pme-Pmi / BTS SP3S ou BTS ESF).

Expérience souhaitée d’un 6 Mois minimum sur un poste similaire, si possible dans le secteur des services (services à la personne ou agence d’intérim)

Maîtrise informatique : Excel, Word, internet,

SECTEUR GEOGRAPHIQUE

Agence Montpellier Ouest

POSTE

Type de contrat : CDD de remplacement maladie avec possible renouvellement.

Date de début : à définir entre le 12 et le 17 Aout 2020  idéalement

Durée hebdomadaire du contrat : 36 h hebdo avec 6 JRTT

Salaire : 1726.98 € Brut profil débutant ou selon ancienneté ou diplôme de la Convention Collective du 21 mai 2010.

 

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