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Très Urgent ASSISTANTE DE DIRECTION (H/F)
MONTPELLIER

Nous recherchons pour notre association un/une secrétraire de direction en CDD, qui sera rattaché à la Direction Générale et devra conformément aux règles établies, assurer en toute autonomie, des activités d’assistance de Direction.

  1. Missions principales du poste

  Assister la Direction Générale et la présidence

  • Organiser l’agenda de la Direction Générale
  • Répondre aux demandes de la Présidence
  • Assurer l’organisation de réunion (planification, réservation de salle,…)
  • Effectuer et envoyer les convocations ;
  •  Préparer les documents et dossiers nécessaires ;
  •  Réaliser les comptes rendus de réunion ;
  •  Recenser les feuilles de présence et compléter le tableau de suivi

Assurer la gestion quotidienne du courrier

  • Assurer le traitement quotidien du courrier reçu au siège de PVS :

- Effectuer la répartition du courrier interne et externe ;

- Effectuer le tri de l’ensemble du courrier pour les différents services ;

- En assurer l’enregistrement et la distribution ;

- Superviser le départ du courrier (enregistrement, affranchissement).

  Assurer des activités de secrétariat en coordination avec les autres assistantes et secrétaires de direction

  • Répondre aux appels téléphoniques : répartir et assurer le traitement les informations
  • Gérer la boite mail « contact » et organiser la transmission des informations
  • Réaliser divers courriers administratifs
  • Gestion administrative des notes de frais de déplacement du personnel administratif (vérification, validation et transmission à la paie)
  • Gestion administrative : des contrats d’intérim,  gestion des abonnements de l’association (échéanciers, mise en concurrence etc).

PROFIL ET COMPETENCES

De formation bac+2 minimum type Assistante de direction, vous justifiez d’une expérience d’au moins 2 à 3 ans minimum, sur le même type de poste où vous avez démontré votre réactivité et votre sens des priorités.

  • Vous disposez de bonnes compétences rédactionelles
  • Vous savez respecter l’obligation de discrétion et le secret professionnel
  • Vous avez de la rigueur et le sens de l’organisation dans votre travail
  • Vous savez travailler avec des deadlines (répondre en temps et en heure aux sollicitations)
  • Vous êtes polyvalente et avez un grand sens de l’adaptation

Maîtrise des outils bureautiques obligatoires: Excel, Word, internet

SECTEUR GEOGRAPHIQUE

Résidence administrative : Siège social à Montpellier

POSTE

Nombre de poste(s) : 1

Type de contrat : CDD long remplacement (maternité)

Date début du contrat : Fin Juin 2017

Fin de contrat : Avril 2018

Durée hebdomadaire du contrat : 36H avec RTT

Salaire : 2028 à 2350 BRUT, à définir selon expérience